Konsolidierung der IT Systeme von 23 weltweit verteilten Niederlassungen in einem konzernweiten Office 365 Tenant.
- [Industrie] High Tech Industry
- [Mitarbeiter] 5.000
- [Dauer] 18 Monate
Highlights
- Konsequenten Zentralisierung unter Berücksichtigung der Anforderungen der Niederlassungen
- Konzernweites Schutzkonzept für den Zugriff auf Unternehmensdaten auch von Resellern und Partnern
- Lizenskostenoptimierung und Konsolidierung in einem Enterprise Agreement mit Microsoft.
- Deutliche Verbesserung der Usability beim Zugriff auf Unternehmensdaten
- Schutz sensibler Daten
Herausforderungen
In den 60 Jahren, in denen der Kunde bereits am Markt ist, sind Erfahrung, Innovation und Effizienz in der industriellen Automation die Erfolgsgaranten des Unternehmens.
Statement des CEO:
„Durch unser weltweites Vertriebs- und Servicenetz, unsere kompetente Beratung und unseren zuverlässigen Kundenservice generieren wir seit über 60 Jahren zufriedene und erfolgreiche Kunden.“
Diese konsequente Ausrichtung auf die Wachstumsmärkte mit Tochtergesellschaften und einer Vielzahl von Distributoren weltweit hat zu einer fragmentierten IT Landschaft geführt.
Im Jahr 2015 konzentrierte sich der CIO auf die Konsolidierung dieser fragmentierten IT Landschaft im Konzern.
Sein Ziel: Umsetzung und Einführung einer globalen IT Lösung für alle weltweiten Niederlassungen.
Statement des CIO:
„Die weltweite Zusammenarbeit wird das Hauptthema sein, mit dem unsere Mitarbeiter Informationen, Daten und Dateien in Ihren Niederlassungen verwalten und austauschen können.“
Mit folgender Bitte nahm der CIO den Kontakt zu uns aus:
„Wir benötigen Ihre Unterstützung, um unsere IT-Infrastruktur zu analysieren und basierend auf dieser Analyse die Einführung der neuen Services weltweit zu planen und umzusetzen.“
Der Kunde setzt konsequent auf eine konzernweite IT Lösung.
Um dieses Ziel zu erreichen musste im Vorfeld ein solider und belastbarer Review der IST-Situation durchgeführt werden. Neben den organisatorischen Aufgaben kamen folgende Tools für die weltweite technische Analyse in den Niederlassungen zum Einsatz:
- idFix
- MAP Toolkit for Azure & Office 365
- Exchange Client Network Bandwidth Calculator
- Office 365 Client Performance Analyzer
- TestexchangeConnectivity.com Tools
- SoW Toolkit
Als Ergebnis wurde zusammen mit dem Kunden ein „Office 365 Use Cases & Szenarios Report“ sowie ein Migrationsplan erstellt. Diese Planung umfasste sowohl die fachlichen Vorgaben als auch die nötigen technischen Doings und welche Lizenzierung dafür benötigt wurde.
Management des Kunden:
Im ersten Schritt ist das Ziel, eine gemeinsame Plattform für Mailing und Kalender sowie ein globales Adressbuch für alle Standorte weltweit zu etablieren.
Diese Anforderung des Managements wurde mit einem Konzept, das alle monetären und organisatorischen Aspekte bezüglich der Einführung von Microsoft Office 365 darstellte, erreicht.
Ziele und Lösungen
Aufbau von Applikations-Know-How, Prozessaufbau / Prozessoptimierung sowie Schnittstellenoptimieren.
- Internationale Verfügbarkeit von Informationen
- Know-How Transfer innerhalb der Entwicklung: Zentrale Datenbank zur Dokumentation und Austausch von Wissen
- Strukturierung der Inhalte des Sales Networks: Informationen einfacher und schneller zugänglich machen durch einheitliche Strukturen
- Re-Design der Fileablage und des Dokumentenmanagements: Globale und moderne Lösung für das Dokumentenmanagement
Vorgehen:
- Aufbau der benötigten Strukturen
- Pilotierung der Lösungen inklusive erster Inhalte
- Bewertung der Praktikabilität
- Überblick über die Varianz der Themen zu den einzelnen Handlungszielen
- Bündelung der Pakete
- Präsentation exemplarischer Arbeitspakete durch die Abteilungen
- Austausch über Erfahrungen und Themenüberschneidungen
- Identifikation von Potential zu bereichsübergreifender Zusammenarbeit
In enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Konzernbetriebsrat wurde eine Konzernbetriebsvereinbarung für den Einsatz von Microsoft Office 365 erarbeitet. Darin enthalten sind auch die Aspekte bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit in der Microsoft Cloud.
Benefits
Office 365 und Azure bietet als Lösungen viele Optionen. Die Herausforderung ist es, damit unternehmerische Ziele im Kontext einer Konzern IT-Strategie umzusetzen.
- Video Konferenz-Funktionalität, Chat-Funktion und Präsenzinformationen mittels Microsoft Teams
- FileSharing Funktion inklusive erweiterter Features wie z.B. Suche, Versionierung und der Freigabe an Externe mittels SharePoint Online und OneDrive for Business
- Azure Active Directory als globaler Identitiy Provider basierend auf den Daten aus 21 lokaler und jeweils eigenständige Root Active Directories.
- 4 Standorte nutzten bereits Office 365 in eigenen Tenants. Diese unabhängigen Tenants wurden in den konzernweiten Tenant konsolidiert / migriert.
- Produktentwickler aus 5 Standorten arbeiten nun auf einer gemeinsamen Plattform zusammen.
- Die weltweiten Service- und Supportteams arbeiten nun auf einer gemeinsamen Plattform zusammen.
- Lokale Exchange und Mailserver wurden in die konzernweite Microsoft Office 365 Umgebung migriert.
- Sensible Daten werden nun einheitlich mit Microsoft Information Protektion geschützt.
- Im Rahmen des Projektes wurde die weltweite Geräteverwaltung auf Intune konsolidiert.
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Stefan Bauer - N8D
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Luise Freese - digital Workplace Consultant | Sketchnote Artist
Luise Freese arbeitet als selbständige Office 365 Consultant im Bereich Strategie, Change Management sowie User Adoption und ist Microsoft MVP für Office Apps and Services.