Die Holding des Kunden ist die Mutter und Dachgesellschaft von fünf Teilkonzernen. Die Unternehmensgruppe ist zu jeweils 50% in den Händen der beiden Unternehmen aus der sie Anfang des letzten Jahrhunderts entstand. Bevor die Holding einen zentralen IT Service etablierte, waren die 5 Teilkonzerne mit ihren 57 Standorten in 24 Ländern jeweils selbstverantwortlich für ihre Systeme. Das führte dazu, dass zwei Plattformen über die Jahre etabliert wurden. Die Lösungen von IBM und Microsoft waren gleichberechtigt im Einsatz um unternehmerische Prozesse abzubilden. Beide Lösungen wurden im eigenen Rechenzentrum selbst betrieben.
IBM oder Microsoft?
Neben fachlichen Interviews des Managements und der Nutzer wurden SWOT Analysen verwendet, um im ersten Schritt die Grundlage für eine Plattformentscheidung zu erarbeiten.
Das Ziel: „Konsolidierung und Harmonisierung der IT Systemlandschaften für alle Konzernbereiche.“
Folgende Leitsätze des Kunden sind auch nach über 90 Jahren noch hoch aktuell und waren auch die zentrale Vorgabe bei der IT Konsolidierung:
„Neben zukunftsfähigen Technologien steht vor allem der Nutzer im Fokus.“
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„Vor jeder technischen Entwicklung steht bei allen Teilkonzernen die Frage, welchen nachhaltigen Nutzen sie für die Menschen bringen.“
Ziel des Managements war es, eine einheitliche Plattform für folgende Funktionen zu haben:
Ergebnis der Vorstudie mit dem Ziel einer Plattformentscheidung:
Mit Microsoft Office 365 und den Services von Microsoft Azure können bei folgenden Funktionsbereichen sowohl technische als auch organisatorische Konsolidierungs- und Synergieeffekte erzielt werden: Kollaboration, Kommunikation, Security, Backup & Recovery und Compliance.
Ein Teilkonzern hat eine Mitarbeiter App der Firma Staffbase im Einsatz. Auch diese App kann nahtlos und out-of-the-box mit Office 365 und SharePoint Online genutzt werden.
Zusammen mit dem Kunden entwickelten wir die Strategie für ein neues und innovatives IT System auf Basis der Microsoft Cloud-Anwendungen.
Weitere Themenfelder und Details
Kollaboration:
Die Einführung von One Drive for Business als Ersatz für persönliche Laufwerke konnte unmittelbar erfolgen. Die SharePoint 2013 Umgebung wurde nach SharePoint Online migriert. Anpassungen und Konsolidierungen wurden direkt im Rahmen der Migration realisiert.
Bei der Migration der Daten und Geschäftsprozesse aus der IBM Lösung Connections nach Office 365 wurde ein Greenfield Ansatz genutzt. Handelte es sich im IBM System und einfach strukturiere Bereiche, in denen lediglich Dokumente oder Listen abgebildet waren, war auch hier eine einfache Portierung möglich. Im Rahmen des favorisierten „Greenfield“ Ansatzes wurde jede „Community“ in Connections wie folgt bewertet:
oder
Da die Migration von SharePoint 2013 und IBM Connections auf eine gemeinsame Office 365 Umgebung eine Umstellung für die Anwender bedeutet, wurde ein Einführungs- und Beschulungskonzept erstellt.
Mail:
Die Migration nach Exchange Online erfolgte in Form einer Hybrid-Infrastruktur. Diese ermöglicht es, die Mailboxen aus Exchange on-prem in Blöcken nach Exchange Online zu migrieren. Analog wurde mit den Postfächern und Daten, die auf den IBM Systemen lagen, verfahren. Hier musste ein 3rd Party Produkt zum Einsatz kommen.
Die Clients aus den Standorten konnten ab dann auch über einen eigenen Internet Breakout auf Mails und Daten in Office 365 / Exchange Online zugreifen und mussten nicht länger über die MPLS Leitung gehen.
Herausforderungen im Kontext Schatten-IT:
LAN & WAN:
Der Kunde nutzte eine MPLS-Infrastruktur mit teilweise lokalen Internet Zugängen. Als einer der ersten Schritte im Projekt wurden die LAN Settings basierend auf den Microsoft Vorgaben evaluiert. Eigene Internet Breakouts für die einzelnen Niederlassungen stehen nun für den Zugriff auf Office 365 zur Verfügung.
Weitere Themen:
Der konzernweite Rollout von Office 365 hatte im Wesentlichen zwei Ziele:
Ein weiterer Aspekt waren die Vorgaben der Europäischen Datenschutz Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetztes. Durch den Einsatz von Office 365 und Azure konnten diese problemlos erfüllt werden.
Vorgabe des Managements beim Kunden war es auch, eine Exit Strategie mit zu betrachten. Diese Strategie zeigte die Optionen, die Machbarkeit und die Aufwände auf, die durch eine Migration aus Office 365 in ein anderes Cloudsystem oder zurück in ein on-prem System entstehen würden. Dieser Aspekt wurde mitberücksichtigt, wurde aber bis zum heutigen Tag nicht benötigt.
Nicki Borell - founder and the head behind the label Xperts at Work, co-founder of Experts Inside and partner of atwork GmbH Austria. As a team, we successfully implement IT and strategy projects in small and medium sized enterprises up to the large customer segment. Benefit from our expertise, our knowledge and our interdisciplinary skills that we bring together with strong partners in each of our projects.
Experts Inside AG
Founded in 2011 by four MVPs, Experts Inside is an international group of exclusive experts in Information Management, Collaboration, Enterprise Social and Productivity working on some of the largest brands and most cutting edge SharePoint , Office 365 and Azure projects across Europe.
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atwork develops business solutions to meet the growing application of Internet technologies in business processes, including Microsoft Office 365 and Microsoft Azure. We specialize in consulting and developing lines of business apps, cloud computing workloads and web solutions. As a Microsoft Gold Certified partner since 1999, we offer our customers services and products at the highest level of quality.
AviloX GmbH
AviloX provides professional assistance to medium and large-sized companies who are looking to change towards a more modern way of working. Its recognized competencies not only cover change management but also organizational development, cultural change and human resources development to enable a modern approach to leadership and networked collaboration.
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Hello! My name is Stefan Bauer (@StfBauer) I work as a design-minded developer & information architect based in Vienna / Austria.
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Luise Freese - digital Workplace Consultant | Sketchnote Artist
Luise Freese arbeitet als selbständige Office 365 Consultant im Bereich Strategie, Change Management sowie User Adoption und ist Microsoft MVP für Office Apps and Services.