Ergebnis der Vorstudie mit dem Ziel einer Plattformentscheidung:

Mit Microsoft Office 365 und den Services von Microsoft Azure können bei folgenden Funktionsbereichen sowohl technische als auch organisatorische Konsolidierungs- und Synergieeffekte erzielt werden: Kollaboration, Kommunikation, Security, Backup & Recovery und Compliance.

Ein Teilkonzern hat eine Mitarbeiter App der Firma Staffbase im Einsatz. Auch diese App kann nahtlos und out-of-the-box mit Office 365 und SharePoint Online genutzt werden.

Zusammen mit dem Kunden entwickelten wir die Strategie für ein neues und innovatives IT System auf Basis der Microsoft Cloud-Anwendungen.

Weitere Themenfelder und Details

Kollaboration:

Die Einführung von One Drive for Business als Ersatz für persönliche Laufwerke konnte unmittelbar erfolgen. Die SharePoint 2013 Umgebung wurde nach SharePoint Online migriert. Anpassungen und Konsolidierungen wurden direkt im Rahmen der Migration realisiert.

Bei der Migration der Daten und Geschäftsprozesse aus der IBM Lösung Connections nach Office 365 wurde ein Greenfield Ansatz genutzt. Handelte es sich im IBM System und einfach strukturiere Bereiche, in denen lediglich Dokumente oder Listen abgebildet waren, war auch hier eine einfache Portierung möglich. Im Rahmen des favorisierten „Greenfield“ Ansatzes wurde jede „Community“ in Connections wie folgt bewertet:

• Technische 1 zu 1 Migration

oder

• Es wurden nur Inhalte (Bibliotheken und Listen) migriert. Um den fachlichen Prozess, das UI und andere Funktionen abzubilden kamen weitere Office 365 und SharePoint Online Funktionen zum Einsatz. Es wurde eine Tabelle mit Details und Mappings „Zuordnung Produkte/Funktionen IBM Connections zu Office 365“ erstellt.

Da die Migration von SharePoint 2013 und IBM Connections auf eine gemeinsame Office 365 Umgebung eine Umstellung für die Anwender bedeutet, wurde ein Einführungs- und Beschulungskonzept erstellt.

Mail:

Die Migration nach Exchange Online erfolgte in Form einer Hybrid-Infrastruktur. Diese ermöglicht es, die Mailboxen aus Exchange on-prem in Blöcken nach Exchange Online zu migrieren. Analog wurde mit den Postfächern und Daten, die auf den IBM Systemen lagen, verfahren. Hier musste ein 3rd Party Produkt zum Einsatz kommen.

Die Clients aus den Standorten konnten ab dann auch über einen eigenen Internet Breakout auf Mails und Daten in Office 365 / Exchange Online zugreifen und mussten nicht länger über die MPLS Leitung gehen.

Herausforderungen im Kontext Schatten-IT:

• WhatsApp, Slack -> Office 365 Teams / Yammer
• DropBox, Box etc. -> OneDrive for Business
• Trello, Zapier etc. -> Office 365 Groups / Planer

LAN & WAN:

Der Kunde nutzte eine MPLS-Infrastruktur mit teilweise lokalen Internet Zugängen. Als einer der ersten Schritte im Projekt wurden die LAN Settings basierend auf den Microsoft Vorgaben evaluiert. Eigene Internet Breakouts für die einzelnen Niederlassungen stehen nun für den Zugriff auf Office 365 zur Verfügung.

Weitere Themen:

• Security, Backup & Recovery und Compliance
• Umsetzungsempfehlung / Strategie
• TCO & ROI Anaylse

Der konzernweite Rollout von Office 365 hatte im Wesentlichen zwei Ziele:

• Die Vermeidung des Betriebs und der Verwendung von zwei parallellaufenden Zusammenarbeitsplattformen
• Der Wunsch des Managements nach einer moderneren und besseren Zusammenarbeitsplattform, welche mehr Funktionalitäten bietet, sowie langfristig die Zusammenarbeit erleichtert und verbessert

Ein weiterer Aspekt waren die Vorgaben der Europäischen Datenschutz Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetztes. Durch den Einsatz von Office 365 und Azure konnten diese problemlos erfüllt werden.

Vorgabe des Managements beim Kunden war es auch, eine Exit Strategie mit zu betrachten. Diese Strategie zeigte die Optionen, die Machbarkeit und die Aufwände auf, die durch eine Migration aus Office 365 in ein anderes Cloudsystem oder zurück in ein on-prem System entstehen würden. Dieser Aspekt wurde mitberücksichtigt, wurde aber bis zum heutigen Tag nicht benötigt.